FAQ zum Angebot Umsatzsteuer-zurück

Umsatzsteuer-zurück ist ein Service der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei AEC Eisele Consulting mit Sitz im Herzen Kölns. Weitere Informationen finden Sie im Bereich „Über uns“ oder auf der Website von AEC Eisele Consulting.

Nein, die Erstattung deutscher Mehrwertsteuer (bzw. Umsatzsteuer oder Vorsteuer) mittels Umsatzsteuer-zurück ist nicht möglich. Hierfür müssen Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung beim deutschen Finanzamt abgeben. Mit Hilfe von Umsatzsteuer-zurück können Sie sich nur solche Umsatzsteuerbeträge zurückerstatten lassen, welche Ihnen bei Geschäftsvorfällen im Ausland in Rechnung gestellt wurden.

Nein, unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer/-innen. Anträge und Beauftragungen durch Privatpersonen sind unzulässig und können von uns nicht bearbeitet werden.

Mit Hilfe von Umsatzsteuer-zurück können Sie sich Umsatzsteuerbeträge zurückerstatten lassen, welche Ihnen in den folgenden EU-Ländern in Rechnung gestellt wurden:

Belgien	Dänemark
Estland	Finnland
Frankreich	Griechenland
Irland	Italien
Kroatien	Lettland
Litauen	Luxemburg
Malta Niederlande	Österreich
Polen	Portugal
Rumänien	Schweden
Slowakei	Slowenien
Spanien	Tschechische Republik
Vereinigtes Königreich (*)	Zypern

Unser Vergütungssystem gewährleistet, dass die Gebühren für unseren Service in keinem Fall den von der ausländischen Steuerbehörde ausgezahlten Erstattungsbetrag übersteigen. Somit entsteht für unsere Kunden keine finanzielle Belastung. Für den Fall, dass ein Antrag auf Rückerstattung von der Steuerbehörde im Erstattungsstaat abschließend abgelehnt wird, werden keine Gebühren erhoben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Vergütungsvereinbarung, welche Sie im Zuge der Auftragserteilung aufrufen und abspeichern können.

Kontaktieren Sie uns diesbezüglich gerne per E-Mail unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder per Telefon unter +49 (0) 221 – 47 44 634 – 0.

Die Umsatzsteuer (auch: Mehrwertsteuer (MwSt.), Value Added Tax (VAT), Tax sur la valeur ajoutée (TVA)) ist eine Steuer, welche die Erbringung von Lieferungen und sonstigen Leistungen gegen Entgelt durch Unternehmer besteuert.

Als Vorsteuer wird die Umsatzsteuer bezeichnet, die einem Unternehmer beim Erwerb von Lieferungen oder sonstigen Leistungen in Rechnung gestellt wird. Die in der Rechnung enthaltene Vorsteuer können Unternehmer in Deutschland durch Vorsteuerabzug im Regelbesteuerungsverfahren vom zuständigen Finanzamt zurückfordern.

Das Umsatzsteuererstattungsverfahren (auch Vorsteuervergütungsverfahren genannt) gibt Unternehmen die Möglichkeit, sich die in einem anderen Staat durch ein dort ansässiges Unternehmen in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbeträge erstatten zulassen.

Die Antragstellung auf Vorsteuervergütung erfolgt durch das Team von Umsatzsteuer-zurück beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Anschließend leitet das BZSt den Antrag an die zuständige Steuerbehörde im Erstattungsstaat weiter, welche im Falle der Annahme des Antrags einen Erstattungsbetrag auszahlt.

Ja, beide Begriffe können synonym verwendet werden und bedeuten das Gleiche. In der deutschen Fachliteratur wird dabei vor allem der Begriff Vorsteuervergütungsverfahren verwendet. Im Englischen wird diesbezüglich der Begriff „Value-Added-Tax refund“, „VAT refund“, „VAT refund procedure“ oder „VAT refund scheme“ verwendet.

Das Umsatzsteuererstattungsverfahren (bzw. Vorsteuervergütungsverfahren) ist in Deutschland in § 18 Abs. 9 Umsatzsteuergesetz (UStG) und § 18g UStG geregelt. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 8 Finanzverwaltungsgesetz (FVG) zuständig. Das Verfahren der Antragstellung verläuft entsprechend der Richtlinie 2008/9/EG des Rates vom 12. Februar 2008 zur Regelung der Erstattung der Mehrwertsteuer gemäß der Richtlinie 2006/112/EG an nicht im Mitgliedstaat der Erstattung - sondern in einem anderen Mitgliedstaat - ansässige Steuerpflichtige.

Im internationalen Geschäftsverkehr werden Unternehmen häufig mit Eingangsrechnungen konfrontiert, in denen ausländische Umsatzsteuer berechnet wurde. Dies ist vor allem bei folgenden Geschäftsvorfällen im Ausland beispielhaft der Fall:

• Messe- und Ausstellungsbesuch
• Kauf von Ersatzteilen für Maschinen oder Transportfahrzeuge sowie weiterer Gegenstände
• Betankung von Transportfahrzeugen
• Übernachtung im Hotel
• Transport- und Beförderung im Ausland
• Bewirtung im Restaurant
• Einkauf von Bürobedarf
• Einkauf von Werbegeschenken

Eine umsatzsteuerliche Registrierung des Unternehmens im Ausland liegt in diesen Fällen oftmals nicht vor. Die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug im Rahmen des deutschen oder ausländischen Regelbesteuerungsverfahrens besteht somit nicht. Zur Entlastung der gezahlten Umsatzsteuer muss folglich das besondere Umsatzsteuererstattungsverfahren angewendet werden.

Nur Unternehmer im Sinne des §2 Umsatzsteuergesetzt (UstG) gehören zur Gruppe vergütungsberechtigter Antragsteller auf Umsatzsteuererstattung. Dabei ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetztes grundsätzlich jeder, der eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit selbstständig ausführt. Sie sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetztes, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:

• Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. DE123456789)
• Ausweis von Umsatzsteuer auf Ihren Ausgangsrechnungen
• Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung

Ob Sie als Unternehmer die Voraussetzungen erfüllen, wird durch das Team von Umsatzsteuer-zurück nach Auftragserteilung im Einzelfall geprüft.

Zur Teilnahme am Vorsteuervergütungsverfahren sind grundsätzlich nur Unternehmen gemäß § 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) berechtigt. Erfüllen Sie dieses Kriterium nicht, gehören Sie nicht zur Gruppe vergütungsberechtigter Antragsteller auf Umsatzsteuererstattung. Darüber hinaus sich nach den für alle EU-Mitgliedstaaten verbindlichen Regeln der 2008/9/EG nur Unternehmen zur Erstattung ausländischer Umsatzsteuer berechtigt, die im Erstattungszeitraum weder im Erstattungsstaat ansässig sind noch steuerbare Ausgangsumsätze vor Ort bewirkt haben. Folgende Ausnahmen gelten bezüglich der im Erstattungsstaat bewirkten Umsätze und führen nicht zum Ausschluss vom Umsatzsteuererstattungsverfahren:

• Bewirkung von Steuerfreien Umsätzen i. S. V. § 4 Nr. 3 UStG (grenzüberschreitende Beförderungsleistungen)
• Ausführung…
  • … von Umsätzen, die der Beförderungseinzelbesteuerung unterliegen
  • … innergemeinschaftlicher Erwerbe und daran anschließender Lieferungen
  • … von Umsätzen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren)

Die Erstattungsfähigkeit richtet sich nach der nationalen Gesetzgebung des jeweiligen Erstattungsstaates. Umsatzsteuerbeträge aus den folgenden Geschäftsvorfällen sind hier beispielhaft als erstattungsfähig zu nennen:

• Messe- und Ausstellungskosten
• Kauf von Ersatzteilen für Maschinen oder Transportfahrzeug
• Betankung von Transportfahrzeugen im Ausland
• Ausgaben für Hotelübernachtungen
• Transport- und Beförderungskosten
• Einkauf von Bürobedarf
• Einkauf von Werbegeschenken

Die Erstattungsfähigkeit richtet sich nach der nationalen Gesetzgebung des jeweiligen Erstattungsstaates. Nicht erstattungsfähig sind in vielen Erstattungsstaaten z.B. vor allem die Kosten für Bewirtung im Restaurant. Wir weisen darauf hin, dass eine generelle Aussage über die Erstattungsfähigkeit nicht möglich ist und der Einzelprüfung bedarf.

Die Angabe der Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Antragstellung auf Umsatzsteuerrückerstattung. Ohne die Angabe der beiden Nummern bei Auftragserteilung können wir keine Erstattung für Sie vornehmen. Falls Sie keine Umsatzsteueridentifikationsnummer besitzen, lassen Sie das dementsprechende Feld bei Auftragserteilung zunächst frei. Wir kontaktieren Sie daraufhin und beantragen nach Rücksprache mit Ihnen ggf. eine Umsatzsteueridentifikationsnummer.

Ohne eine Vollmacht können wir kein Erstattungsverfahren für Sie durchführen. Die Pflicht zur Abgabe einer Vollmacht ist in den nationalstaatlichen Gesetzen der Erstattungsstaaten geregelt. Um Sie im Erstattungsverfahren vertreten zu können, müssen wir somit eine Vollmacht einholen. Sie erteilen uns die Vollmacht rechtsverbindlich durch Anklicken des Kontrollkästchens im Zuge der Auftragserteilung. Einzelheiten zur Vollmacht können Sie beim Vertragsabschluss aus dem dementsprechenden Dokument entnehmen. Im Einzelfall kann es notwendig sein, dass Sie uns eine unterschriebene Vollmacht im Original oder per E-Mail zur Verfügung stellen. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie diesbezüglich kontaktieren.

Zur Ermittlung Ihres Erstattungsanspruchs benötigen wir Ihre Rechnungsbelege, welche die Geschäftsvorfälle im Ausland wiederspiegeln. Bei Bearbeitung Ihres Auftrags und der damit verbundenen Antragstellung beachten wir stets die strengen berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten für Wirtschaftsprüfer gemäß §43 WPO und Steuerberater gemäß § 57 StBerG und garantieren Ihnen einen höchstmöglichen Datenschutz.

Damit Ihre Rechnungsbelege im Erstattungsverfahren berücksichtigt werden können, müssen diese die gesetzlichen Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen des jeweiligen Erstattungsstaates erfüllen. Ob Ihre Rechnungen die Anforderungen erfüllen, wird durch das Team von Umsatzsteuer-zurück im Einzelfall geprüft. Grundsätzlich dürfen Ihre Rechnungsbelege jedoch nur Geschäftsvorfälle wiederspiegeln, bei denen Sie ausschließlich für Zwecke Ihres Unternehmens Gegenstände erworben oder Dienstleistungen in Anspruch genommen haben. Darüber hinaus sollte der zu erstattende Umsatzsteuerbetrag zudem immer auf dem Rechnungsbeleg abgedruckt sein. Ohne den expliziten Ausweis der ausländischen Umsatzsteuer auf dem Beleg ist eine Erstattung leider nicht möglich.

Im Zuge der Auftragserteilung können Sie Ihre Rechnungsbelege nach Überprüfung Ihrer eingegebenen Daten hochladen. Bitte laden Sie die Rechnungsbelege nach dem jeweiligen Erstattungsstaat einzeln sortiert hoch. Ein entsprechendes Upload-Feld steht Ihnen zur Verfügung. Scannen Sie Ihre Belege unbedingt in einer ausreichend hohen Auflösung, damit wir über eine gutleserliche digitale Kopie verfügen. Als Format wählen Sie bitte das PDF-Format.

Ein Erstattungszeitraum muss mindestens 3 aufeinander folgende Kalendermonate innerhalb eines Kalenderjahres umfassen. Der Erstattungszeitraum darf darüber hinaus höchstens 12 Monate (=ein Kalenderjahr) umfassen. Es müssen jedoch nicht in jedem Monat des Erstattungszeitraums Umsatzsteuerbeträge angefallen sein. Anträge, die einen Erstattungszeitraum von drei Monaten unterschreiten sind unzulässig.

Für eine erfolgreiche Antragstellung muss der zu erstattende Umsatzsteuerbetrag einen bestimmten Mindestbetrag überschreiten. Der Mindestbetrag ist von der Dauer des Erstattungszeitraums abhängig. Für den Erstattungszeitraum eines Kalenderjahres beträgt der Mindestbetrag an Umsatzsteuer 50€. Für kürzere Erstattungszeiträume von mindestens 3 Monaten beträgt der Mindestbetrag 400€. Sofern die jeweiligen Mindestbeträge unterschritten werden, ist keine Erstattung möglich.

Eine Erstattung von Umsatzsteuerbeträgen in mehreren Staaten ist generell möglich. Bitte beachten Sie jedoch die jeweiligen Mindestbeträge und Kriterien hinsichtlich des Erstattungszeitraums. Bei der Auftragserteilung können Sie maximal zwei Erstattungsstaaten auswählen. Bitte beachten Sie, dass wir für jeden Erstattungsstaat einen gesonderten Antrag erstellen müssen. Die Vergütung unserer Leistungen erfolgt somit ebenfalls für jeden Erstattungsstaat einzeln.

Anträge auf Umsatzsteuererstattung für im EU-Ausland gezahlte Umsatzsteuerbeträge müssen bis zum 30.9 des darauffolgenden Kalenderjahres beim Bundeszentralamt für Steuern eingereicht werden. Um die Ausschlussfrist einzuhalten, bitten wir Sie um eine Auftragserteilung bis zum 31.7. des darauffolgenden Kalenderjahres. Aufträge, die später erteilt werden können nur im Einzelfall und nach persönlicher Rücksprache bearbeitet werden.

Informationen über den Bearbeitungsstand Ihres Auftrags senden wir Ihnen per E-Mail zu. Bitte beachten Sie, dass die Dauer des Erstattungsverfahrens ca. vier bis fünf Monate beträgt. Bei Rückfragen seitens der Steuerbehörde im Erstattungsstaat verlängert sich die Dauer dementsprechend.

Sobald Ihr Antrag erfolgreich an den Mitgliedstaat der Erstattung übermittelt wurde, muss eine Benachrichtigung über Annahme oder Ablehnung Ihres Antrages innerhalb von vier bis fünf Monaten erfolgen. Bei Rückfragen durch die Steuerbehörde im Erstattungsstaat, im Falle eines Einspruch gegen den ausländischen Steuerbescheid oder im Falle von Korrekturen Ihres Antrages verlängert sich die Dauer des Umsatzsteuererstattungsverfahrens dementsprechend. Eine verbindliche Aussage über die endgültige Dauer des Verfahrens ist somit leider nicht möglich. Bitte sehen Sie daher von Fragen bezüglich des aktuellen Bearbeitungsstandes nach erfolgter Antragstellung durch uns ab. Wir informieren Sie regelmäßig, sobald sich etwas am Bearbeitungsstand ihres Antrages geändert hat.

Nach der Annahme des Antrags durch die Steuerbehörde im Erstattungsstaat muss der Ihnen zu erstattende Betrag innerhalb einer Frist von 10 Tagen ausgezahlt werden. Als Ihr bevollmächtigter Vertreter empfangen wir Ihren Erstattungsbetrag vorläufig. Nach Verrechnung mit der Vergütung für unsere erbrachten Leistungen zahlen wir Ihnen den Restbetrag auf Ihr Konto unverzüglich aus.

Dabei informieren wir Sie über die Höhe des ursprünglichen ausgezahlten Betrags durch die Steuerbehörde im Staat der Erstattung, die Höhe unserer Gebühren sowie über die Höhe des Restbetrages nach Verrechnung. Weitere Informationen entnehmen Sie diesbezüglich aus der abschließenden Gebührenrechnung, die wir Ihnen in Ihrem Kundebereich zur Verfügung stellen. Ein Versand an Sie per E-Mail erfolgt ebenfalls.

Um unseren Service Umsatzsteuer zurück benutzen zu können, müssen Sie auf unserer Website ein Kundenkonto anlegen. Dies geschieht während der Erteilung des Auftrags. Klicken Sie hierfür auf unserer Startseite „Im Fokus“ auf das Feld „Jetzt Auftrag erteilen“. Nach erfolgter Identitätsprüfung erhalten Sie Zugang zu Ihrem persönlichen Kundebereich, in dem Sie z.B. Einsicht in die Vertragsdokumente vornehmen können.

Bei Verlust Ihres Passwortes besteht die Möglichkeit, Ihr Passwort mittels Ihrer bei Registrierung angegebener E-Mail Adresse zurückzusetzen. Auf der Website klicken Sie auf „Login“ und anschließend „Passwort vergessen?“ und den weiteren Anweisungen.

Folgende Funktionen bietet Ihnen Ihr persönlicher Kundenbereich:

• Verlauf Ihrer bereits eingereichten Aufträge
• Übersicht Ihrer Vertragsdokumente
• Erneute Auftragserteilung